ANNEXE I
CAHIER DES CHARGES

Le cahier des charges précise les critères qualitatifs tels que définis dans l’article 5 de l’arrêté du 28 septembre 2001 relatif à l’habilitation des associations à dispenser la formation des cadres de centres de vacances et de loisirs. 

Critère n° 1 : formalisation d’un projet éducatif de l’association en lien avec l’éducation populaire :

Toute association est tenue d’élaborer et d’expliciter un projet en rapport avec l’éducation populaire et répondant aux objectifs de formation particuliers du BAFA et du BAFD.

Les formations conduisant au BAFA et au BAFD constituent des formations originales qui doivent non seulement aider à construire des compétences dans les domaines de l’animation et de la direction de séjours de mineurs mais aussi contribuer à une éducation citoyenne au travers d’un engagement social et d’une expérience collective.

L’importance des formations BAFA et BAFD repose essentiellement sur l’engagement spontané. Cet engagement procède en effet d’une démarche citoyenne qui permet de s’insérer dans la société et de prendre des responsabilités.

L’action des organismes de formation concourt à la volonté exprimée par l’Etat de donner des cadres éducatifs à la jeunesse.
Cette mission de service public se fonde sur le respect des valeurs fondamentales au rang desquelles figurent : la liberté de conscience, le principe de non-discrimination, le fonctionnement démocratique, la transparence de la gestion, le pluralisme philosophique et social, l’égal accès des hommes et des femmes et l’accès des jeunes aux instances dirigeantes.
Elle impose la recherche d’une démarche pédagogique adaptée contribuant à la qualité de l’encadrement des enfants et des jeunes confiés à ces personnes en formation.

Le BAFA et le BAFD reposent en effet sur une double logique : l’engagement citoyen d’une part et la préparation à une fonction d’autre part. Cela en fait un dispositif tout à fait spécifique.

Critère n° 2 : existence d’un réseau d’équipes de formateurs qualifiés en rapport avec le ou les diplômes préparés et participant régulièrement à l’encadrement des sessions et aux activités de l’association :

Les associations organisatrices de sessions de formation doivent pouvoir mettre à la disposition de leurs stagiaires une équipe de formateurs qualifiés, dont les diplômes correspondent au niveau exigé par la réglementation en vigueur pour chaque brevet, et impliqués dans l’association.

Les associations devront produire deux listes, réactualisées chaque année: une liste des formateurs pour les sessions BAFA et une liste des formateurs pour les formations BAFD.
Ne figureront au titre de ces listes que les formateurs participant régulièrement aux activités de l’association, notamment celles liées à la formation initiale et continue des formateurs, et s’engageant individuellement à encadrer les actions de formation dans les domaines du BAFA et du BAFD (sur les trois années de l’habilitation).

Chaque formateur doit être en mesure de justifier d’au moins deux expériences en centre de vacances et de loisirs sur les cinq dernières années.

Les compétences des équipes de formateurs devront être adaptées aux thèmes de chaque session, principalement en ce qui concerne les sessions d’approfondissement et de qualification.

Critère n° 3 : existence d’un dispositif, propre à l’association, de formation initiale et continue et de suivi régulier et permanent des formateurs :

Chaque association produit un plan de formation triennal des formateurs :
formations initiale pour les nouveaux, et continue pour les autres. Ce plan doit préciser les contenus des sessions envisagées.
Les formateurs sont tenus de participer aux journées de formation.
Chaque action fait l’objet d’un compte rendu succinct, qui sera joint au bilan annuel, assorti de la liste des formateurs l’ayant suivie, adressé, selon le cas, à la délégation à l’emploi et aux formations ou aux directions régionales et départementales de la jeunesse et des sports concernées.

Critère n° 4 : ouverture des sessions à tous les publics sans discrimination :

L’ensemble des sessions est ouvert à tous les publics sans discrimination qu’elle soit de sexe, de nationalité, d’appartenance sociale, d’origine raciale ou géographique, de croyance philosophique ou religieuse, ou d’une éventuelle référence économique.

Toutes les sessions doivent donc faire l’objet d’une inscription au calendrier annuel des formations de l’association.

Critère n°5 : existence d’un dispositif d’accompagnement et de suivi des stagiaires tout au long de sa formation notamment par un travail visant à l’appropriation par les stagiaires des outils de suivi et d’évaluation mis à disposition par le ministère.

Utilisation du livret de suivi pédagogique:

Le livret de suivi pédagogique est un document d’accompagnement du stagiaire tout au long de sa formation qui a pour but de l’aider à mesurer ses acquis par rapport aux objectifs terminaux définis par l’Etat.
C’est un document personnel, appartenant au stagiaire, qui peut y ajouter toute expérience complémentaire y compris hors de la formation conduisant au BAFA. Il lui permet de faire le lien entre les différentes étapes de celle-ci.
Il est rempli par le stagiaire et complété lors d’entretiens entre les différents acteurs : stagiaire, formateurs des sessions et directeur(s) de stage(s) pratique(s). Il renforce le rôle du directeur de stage pratique et la nécessaire articulation avec les sessions théoriques dans la formation des animateurs.

L’équipe pédagogique doit sensibiliser le stagiaire à l’emploi du livret de suivi pédagogique afin que ce document l’accompagne en tant qu’outil d’évaluation durant toute la durée de la formation.
Ce document est différent et complémentaire du livret de formation qui est et demeure le document de validation. Non exigible par les tiers, il ne doit en aucun cas constituer un outil pour l’employeur lors de l’embauche du stagiaire.
Mise en place par chaque association d’un dispositif d’aide à la recherche de stages pratiques.
Ce dispositif inclut trois obligations:
- au moment de l’inscription à la session de formation générale, une présentation du stage pratique et des moyens mis à la disposition du stagiaire pour sa recherche,
- lors de la session elle-même, la prévision d’un temps de travail relatif à la présentation des organisateurs de centres de vacances et de loisirs, leur -
environnement économique, la valorisation des acquis du stagiaire en vue d’un
entretien d’embauche,
- durant et après la session, la mise à disposition du stagiaire d’un certain nombre de moyens incluant l’obligation pour l’organisme habilité d’être en relation avec un réseau d’organisateurs de centres de vacances et de loisirs, et d’effectuer un suivi du stagiaire jusqu’à la session d’approfondissement ou de qualification.
Ces moyens recouvrent notamment des fichiers, des tableaux d’affichage, des permanences, des logiciels de recherche d’emploi.
Chaque association devra obligatoirement, lors du dépôt de la demande d’habilitation, fournir communication de tous les éléments mis à la disposition du stagiaire pour trouver un stage pratique.

Critère n° 6 : conception, élaboration, diffusion et mise à disposition des stagiaires et formateurs de documents et d’outils pédagogiques, en rapport avec le ou les diplômes préparés :

Chaque association doit élaborer ses contenus, fixer sa démarche pédagogique et créer ses propres documents pour les formateurs et pour les stagiaires pour chaque diplôme visé.
Ces documents sont mis à disposition des formateurs dans le cadre des actions de formation initiale et continue de l’association et pour la préparation et la mise en œuvre des sessions de formation.
Des documents doivent aussi être mis à disposition des stagiaires pendant et à l’issue de la session.

Critère n° 7 : utilisation des critères de validation suivants :

Ces critères ont pour objet de mesurer les compétences acquises et la motivation exprimée par le stagiaire dans la formation qu’il est en train de suivre.
- participation à tous les temps de la formation :
La spécificité des formations conduisant aux BAFA et BAFD, et leur importance, reposent essentiellement sur l’engagement spontané des stagiaires. Il est donc fondamental que ceux-ci marquent l’intérêt qu’ils portent à cette formation en participant assidûment à son ensemble, soit en étant actifs eux-mêmes, soit en étant à l’écoute des autres. Leur participation doit être constante à tous les moments de la session et fait l’objet d’une évaluation.

- intégration dans la vie collective :
En centre de vacances et dans les centres de loisirs sans hébergement, l’un des objectifs éducatifs mis en œuvre par les animateurs est d’aider les enfants à s’intégrer et à participer à la vie collective. Pour cela, ils doivent notamment faire euxmêmes la preuve de leur engagement dans ce domaine pendant la durée de la session.

- participation au travail en équipe :
La capacité à travailler en équipe au cours de la session de formation générale est révélatrice de la capacité à s’insérer dans une équipe de travail en centre de vacances et de loisirs. Elle doit donc être évaluée dans ce sens.

- organisation et conduite de séquences d’animation :
Les animateurs doivent faire la preuve qu’ils sont capables de prendre en charge entièrement l’animation d’une activité.

Ces critères constituent les minima communs à toutes les sessions quel que soit l’organisme de formation. Ils peuvent être complétés par d’autres critères liés aux objectifs figurant dans le projet pédagogique de chacune des associations.

L’ensemble des critères utilisés est présenté aux stagiaires en tout début de session et ils font l’objet d’au moins deux temps formels d’évaluation, l’un à miparcours, l’autre à la fin de la session entre le stagiaire et l’équipe de formateurs.

Critère n° 8 : mise en réseau avec des organisateurs de centres de vacances et de loisirs afin d’assurer une adéquation quantitative et qualitative des sessions de formation avec les besoins recensés :

Chaque association habilitée doit constituer un réseau avec un certain nombre d’organisateurs de centres de vacances et de loisirs internes ou externes pour observer l’évolution des pratiques et ainsi adapter l’offre de formation qu’elle propose autant en termes de nombre et de qualité des sessions que d’objectifs et de contenus de celles-ci.

Les éléments constitutifs de ce réseau seront portés à la connaissance de la délégation à l’emploi et aux formations.
Les tendances lourdes en la matière seront examinées au sein de la commission technique et pédagogique des centres de vacances et de loisirs et la commission d’habilitation créée au sein du CNEPJ lorsqu’elles auront des incidences sur son champ de compétence.
Ce travail d’observation doit prendre tout son sens au niveau régional dans le cadre de l’instance de concertation qui doit apporter au directeur régional tous les éléments nécessaires à l’élaboration d’un schéma de la formation des cadres de centres de vacances et de loisirs.

Critère n° 9 : interdiction de sous-traiter l’habilitation à un autre organisme :

L’habilitation, constituant une délégation de la certification, ne peut être subdéléguée à d’autres organismes. Cependant, les associations peuvent être amenées à signer des conventions de partenariat pour la formation dans des conditions explicites et limitées dans le temps.
Deux sortes de partenariat peuvent exister :
- entre l’organisme de formation habilité et un organisateur de centres de vacances ou de loisirs sans hébergement, tel que comité d’entreprise, mairie ou autre association,...
- entre l’association habilitée et un autre organisme de formation.
En cas de partenariat, le principe à respecter est celui d’une convention signée entre l’association habilitée et le partenaire, répondant aux conditions suivantes :

1) la convention de partenariat portera sur le projet pédagogique, sur la composition de l’équipe pédagogique et sur l’organisation matérielle des sessions de formation. Elle en précisera les modalités financières et la durée.
Le projet pédagogique, élaboré par l’équipe d’encadrement, intégrera les objectifs particuliers liés au projet de formation faisant l’objet du partenariat.
Les critères, l’évaluation des candidats et la validation individuelle des sessions sont de la responsabilité exclusive de l’association habilitée et ne peuvent donc être subdélégués.
L’équipe d’encadrement est obligatoirement composée du directeur et des formateurs, membres de l’équipe de formateurs déclarée de l’organisme habilité.
Toutefois, un des formateurs, dûment diplômé, peut être proposé par le partenaire.

2) L’objet du partenariat devra être précisé dans le projet de formation, notamment s’il existe des conditions particulières d’ouverture du stage à tous les publics.
La convention de partenariat sera jointe au dossier de déclaration d’ouverture de la session.
Par ailleurs, les obligations suivantes devront être remplies :
a) Information du public :
Les sessions bénéficiant d’un partenariat doivent faire l’objet d’une information au public dans le cadre de l’offre de formation de l’organisme habilité.
Les organismes fourniront chaque année à l’administration, dans le cadre du bilan annuel, leur programme de sessions pour l’exercice suivant. Il ne pourra être accepté l’existence d’un programme parallèle.
b) Inscription des stagiaires :
Ceux-ci devront s’inscrire individuellement sur les formulaires prévus par l’organisme de formation habilité. Ensuite, ces inscriptions pourront être transmises soit individuellement, soit collectivement par le partenaire (municipalité, comité d’entreprise, établissement scolaire…).
Si une sélection des candidats a été rendue nécessaire, les conditions du choix, figurant dans la convention susvisée, devront être portées à la connaissance des candidats et de l’administration (ancienneté dans la structure employeur par exemple). L’organisme de formation habilité est et reste responsable des conditions générales d’accès à la formation et de tous ses choix devant l’administration,
notamment celui des stagiaires.
Si ces critères de choix ne sont pas respectés et revêtent un caractère discriminatoire, l’organisme de formation habilité devra impérativement annuler toute relation avec le partenaire et avertir la direction régionale et départementale de la jeunesse et des sports des motifs de l’annulation de la session prévue.
c) Correspondance :
Les correspondances ultérieures concernant l’organisation et la validation de la session seront effectuées directement entre l’organisme de formation habilité et le stagiaire.
d) Vie quotidienne :
L’équipe d’encadrement ainsi constituée devra pouvoir maîtriser les divers aspects de la vie quotidienne durant la formation, même dans le cas d’une session en externat. Les conditions matérielles devront faciliter la vie du groupe et l’organisation pédagogique de la session.